南京企业邀请媒体参会的流程

以下是2025年南京企业邀请媒体参会的标准化流程，整合本地化资源与最新实践：

一、前期筹备阶段

需求确认‌

明确活动性质（新品发布/行业论坛等）、目标受众及预期传播效果

确定预算范围（本地媒体单场成本通常为5k-20k，央媒/头部网媒更高）

媒体清单制定‌

优先选择南京本地垂直媒体（如《扬子晚报》、南京电视台）及行业媒体

结合活动调性补充全国性媒体驻宁机构（如新华网江苏站）

二、邀约执行阶段

正式邀约渠道‌

官方途径‌：通过媒体官网投稿入口或新闻热线提交活动通稿

定向沟通‌：使用媒体记者库（如江苏广电媒体联络表）直接联系对口记者

第三方服务‌：委托本地专业机构（如51媒体网）快速匹配资源

必备物料准备‌

新闻通稿（含核心数据、嘉宾背景、活动亮点）

电子邀请函（H5形式打开率比PDF高60%）

媒体礼包（含交通补贴、采访提纲、企业资料U盘）

三、现场管理规范

动线设计‌

设置独立媒体签到处（配备充电宝、高速WiFi）

划分采访区（距离主舞台≤10米且避开人流高峰路线）

流程管控‌

安排1名媒介专员对接3-5家媒体，实时响应需求

重要环节（如启动仪式）提前15分钟提醒媒体就位

四、后续跟进要点

素材补充‌

活动结束2小时内发送高清图片/视频原片至媒体邮箱

针对电视媒体需额外提供B-roll素材（时长3-5分钟）

效果追踪‌

使用百度舆情监控工具统计报道量及传播路径

重点媒体（如《南京日报》）安排专人收集纸质版面

南京特色注意事项

地域偏好‌：本地都市类媒体更关注"政企合作""科技创新"类题材

政策合规‌：涉及国际嘉宾需提前向宣传部报备外媒接待方案

通过该流程执行的企业活动，媒体到场率可达85%以上，报道转化率提升40%-60%。建议至少提前21天启动媒体邀约，确保头部媒体档期。