怎么邀请媒体参加会议

以下是2025年邀请媒体参加会议的专业方案及实施步骤：

一、前期筹备

明确会议定位‌

确定会议主题、核心新闻点（如新品发布/行业白皮书）及目标受众

根据行业属性筛选垂直媒体（科技类会议优先邀请36氪、虎嗅等）

制定媒体清单‌

建立三级媒体库：央级媒体（人民日报等）+行业媒体（如财经会议邀约《第一财经》）+地方媒体

通过「媒体管家」等平台获取记者联系方式（需验证邮箱/电话有效性）

二、邀约执行

（1）正式邀约函模板

【2025人工智能峰会媒体邀请函】  

尊敬的媒体老师：  

诚邀您出席6月20日在北京国家会议中心举办的「AI赋能产业变革」峰会，届时将发布《中国AI应用白皮书》并开放CEO专访席位。  

▶ 时间：2025-06-20 09:00-17:00  

▶ 媒体专属权益：  

  - 提前1小时VIP入场通道  

  - 限量版行业数据U盘（含未公开资料）  

▶ 联系人：王经理 138-XXXX-XXXX  

（附：活动海报、议程PDF、往届报道集）  

要点‌：标题含会议名称+“媒体邀请函”字样，正文需包含时间地点、亮点环节、媒体特权

（2）多渠道触达

邮件邀约‌：大型会议提前3周发送，使用专业邮箱（如@company.com后缀），附件不超过10MB

电话跟进‌：邮件发送后3个工作日内致电确认，避开媒体晨会（09:00-10:30）及截稿时间（16:00-18:00）

社交媒体‌：通过微博/微信公众号@媒体官方账号，搭配15秒预告短视频（播放量提升40%）

三、现场管理

媒体接待区设置‌

独立签到台配备充电宝、高速WiFi

发放媒体包（含新闻通稿、速记稿、采访预约表）

关键环节设计‌

预留前两排媒体坐席

安排15分钟CEO群访时段（需提前准备采访提纲）

四、后续跟进

会后24小时内发送感谢邮件，附高清现场图包（20-30张精选图）及核心数据摘要

对未到场媒体提供新闻通稿+授权图片，争取后续报道

注：2025年新增「AI媒体匹配系统」，可基于记者历史报道偏好智能推荐邀约名单