企业如何邀请媒体参加会议

以下是企业邀请媒体参加会议的标准化操作指南（2025年最新实践）：

一、前期筹备阶段

媒体名单筛选‌

根据会议主题匹配媒体类型（央媒/行业垂直媒体/地方媒体）

优先选择有往期合作记录的媒体资源

会议资料包准备‌

markdown

Copy Code

- 核心文件：会议议程、主讲人背景、新闻通稿模板

- 辅助材料：往届活动报道集、参会价值说明文档

二、正式邀约流程

步骤 执行要点 时效要求

电子邀请函发送‌ 采用H5/视频形式呈现，需包含精确到分钟的时间地点信息 会前2-3周

电话二次确认‌ 重点媒体需人工沟通，说明独家采访等权益 会前1周

交通住宿安排‌ 异地媒体需明确接送机/酒店标准（写入邀请函附件） 会前72小时

三、现场执行规范

媒体接待区设置‌

独立签到处配备电脑/打印机（方便记者修改稿件）

安排双语接待人员服务国际媒体

采访管理‌

预留VIP采访间，每场采访控制在15分钟内

提供标准化采访提纲（提前3天发给双方）

四、后续跟进事项

报道监测‌：会议结束后24小时内发送高清现场素材包

效果评估‌：统计媒体报道量/阅读量/转载量生成传播报告

注‌：预算充足时可委托专业公关公司执行，成功率提升40%以上